Planavimo ir organizavimo pagrindai

Socialiniame gyvenime būtina savita žmonių veiklos sritis- valdymas. Svarbiausia valdymo paskirtis- suderinti, sutvarkyti, susieti įvairias socialinio darbo veiklos sritis ir užtikrinti jų sąveika. Todėl būtina žinoti ir išmokti visų valdymo veiklų- planavimo, organizavimo, motyvavimo (vadovavimo) ir kontrolės. Planavimas, organizavimas, vadovavimas ir kontrolė- tai valdymo ciklo funkcijos, kurios yra tarpusavyje susipynusios, abipusiai priklausomos. Visos šios funkcijos viena be kitos neegzistuoja. Aforizmas „administravimas yra žvilgsnis į atetį“ rodo, kad planavimą reikia laikyti svarbiu dalyku verslo pasaulyje. Planavimas nėra visa vadyba, tai tik viena iš svarbių jos dalių. Šiame kontekste numatyti reiškia „įvertinti bei pasiruošti ateičiai“. Numatymas yra beveik pats veiksmas. Planavimas- tai tikslų nustatymas ir priemonių tiems tikslams pasiekti pasirinkimas. Be plano vadovai nežino, kaip efektyviai organizuoti žmones ir tvarkyti išteklius. Planavimas yra visų valdymo sprendinių pagrindas. Planavimas pasireiškia daugeliu atvejų ir daugybę būdų. Pagrindinė jo išraiška yra veiksmų planas arba programa. Norint parengti kokį tai planą būtina naudotis strategija. Veiksmų planas yra vienu metu numatomas rezultatas, sektina veiksmų eilė, būsimo kelio etapai ir priemonės, kurios bus panaudotos. Tai „ateities paveikslas“, kuriame artimiausi įvykiai yra pateikiami aiškiai, o tolesni- daugmaž aiškiai. Tai numatyta ir parengta įmonės veiksmų programa per žinomą laiko tarpą. Veiksmų planas apima:1. įmonės išteklius (pastatai, įrankiai, žaliavos, personalas, gamybinė galia, finansinis kapitalas, realizavimo rinka, viešieji santykiai);2. einamųjų operacijų pobūdį ir svarbą;3. ateities perspektyvas, iš dalies priklausančias nuo techninių, komercinių, finansinių ir kitų sąlygų, kurios keičiasi ir kurių svarba ir atsiradimo momentas negali būti iš anksto nulemti. Tai kartu veiksmų plano pagrindas. Parengti veiksmų planą yra vienas iš sunkiausių ir svarbiasių kiekvienos įmonės uždavinių. Į šį procesą įtraukiami visų skyrių darbuotojai ir visos funkcijos, ypač administravimo funkcija. Įmonės vadovas pirmiausia nurodo kuriamo veiksmų plano arba programos tikslą ir apimti, nustato kiekvienam padaliniui dalyvavimo laipsnį visame darbe, koordinuoja ir derina atskiras plano dalis ir pagaliau priima sprendimą, kokios veiklos krypties laikytis. Jis faktiškai vykdo savo administravimo funkciją. Pasirenkant veiklos kryptį svarbu nepažeisti geros vadybos principų ir taisyklių. Sudarant tvarkaraščius reikia stengtis šiuos principus ir taisykles pritaikyti. Tai reiškia, kad, be techninių, komercinių, finansinių ir kitų funkcijų, įmonės vadovas, kurdamas veiksmų planą, turi atlikti ir administravimo funkciją. Dėl to verslo vadovui ir jo padejėjams reikalingos ne tik techninės, komercinės, finansinės žinios, bet ir administravimo sugebėjimai. Planuojant svarbios šios valdymo funkcijos:1. Išteklių paskirstymas. Aptariamos ribotų išteklių (medžiaginių išteklių, darbuotojų) naudojimo prioritetinės sritys.2. Prisitaikymas prie aplinkos. Numatomi ilgalaikiai veiksmai santykiams su išorės aplinka užmegzti arba juos parengti.3. Vidinis koordinavimas. Jo turinys- strateginės veiklos derinimas organizacijos viduje, atsižvelgiant į stiprius ir silpnus jos bruožus.4. Organizacijos vidinis įžvalgumas. Organizacija turi mokytis iš praeities strateginių sprendinių rezultatyvumo ir pritaikyti strategijai savo strukturą.