Valstybės tarnautojų pareigybių aprašymo specifika

Pareigybės (darbo) aprašymo sampratos ir jo reikalingumas

Profesionalaus kandidato užimti tam tikras pareigas pasirinkimo iš kitų kandidatų klausimas visuomet buvo aktualus. Ne išimtis yra ir XXI a. Tiek valsybės tarnyboje, tiek ir privačiame sektoriuje yra siekiama į darbą priimti tokį asmenį, kuris aiškiai supras savo pareigas ir turės reikalingos kompetencijos jas vykdyti. Būsimojo organizacijos ar įmonės personalo nario ar narių atrankos procesas nėra toks paprastas, koks, galbūt, atrodo iš pirmo žvilgsnio. Pretenduoti į darbo vietą gali plataus spektro asmenys, ir nebūtinai visi jie yra savo srities specialistai. Todėl pareigybės (darbo) aprašymas šioje vietoje yra suprantamas kaip būtina priemonė, padedanti atsirinkti tinkamus kandidatus. Šį aspektą pabrėžia Sahal Ali Al-Marwai ir Indra Devi Subramaniam straipsnyje „21–ojo amžiaus organizacijų darbo aprašymų rašymo ir atnaujinimo poreikio apžvalga“. Nors straipsnis skirtas verslo sektoriui, bet jame aprašomi darbo aprašymo formavimo ir atnaujinimo principai gali būti taikomi ir valstybiniame sektoriuje. Darbo aprašymas ir jo atnaujinimas yra pagrindinė tema. Minėti autoriai, kalbėdami apie darbo aprašymą, teigia, kad „jei jis yra tinkamai parašytas ir nuolat atnaujinamas, darbuotojams jis parodo struktūrą, reikalingą tam, kad jie galėtų atlikti savo pareigas“.[1]

Darbo aprašymas yra svarbus elementas žmogiškųjų išteklių valdymo sistemoje. Jis reikalingas tiek įdarbinant naujus darbuotojus, tiek ir dirbant esamam personalui. Ieškant naujo darbuotojo iš išorinės aplinkos laisvai darbo vietai užimti, darbo aprašymas palengvina atrankos procedūrą ir padeda išsirinkti geriausią kandidatą. Tokiu atveju išvengiama galimybės įdarbinti reikalingos kompetencijos ir tam tikrų įgūdžių neturintį asmenį. Darbo aprašyme yra konkrečiai nurodomos darbuotojo funkcijos ir pareigos, todėl organizacija gerai žino, kokį asmenį reikia įdarbinti.

Kalbant apie darbo aprašymo reikšmę valdant jau dirbantį personalą, galima pabrėžti tai, kad darbo aprašymas gali padėti privataus ar viešojo sektoriaus subjektams išlaikyti pačius geriausius jų darbuotojus arba atleisti tuos, kurie neatitinka jų lūkesčių.

Darbo aprašymas yra naudojamas ir kontroliuojant atliekamą veiklą. Šiuo atveju darbo aprašymas darbdaviams padeda laikytis veiklos krypčių, kurios užtikrina, kad darbuotojai prisideda prie įstaigos siekiamų tikslų įgyvendinimo. Beje, darbo aprašymą kaip priemonę veiklai kontroliuoti, taip pat ir įdarbinti naujus asmenis bei valdyti jau esamą personalą, galima išskirti kaip atkiras šio apibūdinimo sampratas, nurodančias skirtingą paskirtį.

Reikia paminėti, jog tai, kad organizacija tam tikrais atvejais naudojasi darbo aprašymu, dar nerodo, jog ji veikia efektyviai. Sklandžiam jos veiklos užtikrinimui reikalingas ne tik laisvai darbo vietai užimti sukurtas darbo aprašymas, kai ieškoma naujų darbuotojų, bet ir esančio darbo aprašymo atnaujinimo mechanizmas. Anksčiau ar vėliau kiekviena įstaiga susiduria su permainomis, todėl statiškas, pasenęs darbo aprašymas jau nebeatitinka naujų sąlygų. Be to, dažnai būna, kad darbuotojui suteikiamos papildomos arba atimamos kai kurios pareigos. Dėl šių priežasčių ir yra būtina turėti veikiantį darbo aprašymo atnaujinimo mechanizmą. Tik turėdama darbo aprašymo formavimo ir jo atnaujinimo mechanizmą, bet kuri valtybinė ar privati įstaiga gali tikėtis, jog joje dirba produktyvūs, kompetentingi ir atsakingi specialistai, dėl kurių ir pačios įstaigos veikla tampa dar efektyvesnė.